Primero tendremos que configurar la directiva de retención que queremos usar. Por defecto tenemos la de Microsoft365. También podremos crear una directiva personalizada para aplicar por ejemplo a un buzón concreto.
La directiva contiene etiquetas de retención, por defecto tenemos:
Basicamente nos dice que:
- Predeterminado, moverá los correos superiores a 2 años al archivo
- Personal, son etiquetas que no se ejecutan por defecto sino que nos aparecen para usar en Outlook y aplicar la retención para un correo y/o carpeta.
- Carpetas de sistema, como Elementos eliminados y Correo no deseado que se eliminan directamente sin archivar a los 30 días.
Más información del uso de etiquetas en https://learn.microsoft.com/es-es/microsoft-365/compliance/set-up-an-archive-and-deletion-policy-for-mailboxes?view=o365-worldwide
Para aplicar la retención vamos al buzón deseado:
Y entramos en Directiva de retención para seleccionar la deseada o dejar la que viene por defecto.
Y después cambiamos a la pestaña Otros y le damos a Administrar el archivo del buzón para habilitar la directiva para este usuario.
¡Muy importante! Las directivas de retención y archivo se procesan una vez en siete días. Quiere decir que lo mismo en 24h está disponible o en 7 días.
Para forzar este proceso podemos ir al Paso 5 de esta nota técnia de Microsoft que requiere el uso de Powershell para Exchange Online: https://learn.microsoft.com/es-es/microsoft-365/compliance/set-up-an-archive-and-deletion-policy-for-mailboxes?view=o365-worldwide
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